Conditions générales | Northern Lights Safari

Last updated: 27-05-2025

En réservant un safari des aurores boréales auprès de nous, vous acceptez les présentes Conditions générales. Veuillez les lire attentivement avant d’effectuer votre réservation.

Réservation et confirmation

Comment réserver : Vous pouvez réserver nos excursions en minibus/bus pour observer les aurores boréales via notre site web ou en nous contactant par e-mail/téléphone. Toutes les réservations sont soumises à disponibilité.
Informations requises : Au moment de la réservation, vous devez fournir des informations exactes, notamment votre nom complet, vos coordonnées (e-mail et numéro de téléphone), la date de l’excursion, le nombre de participants et toute exigence particulière (p. ex. besoins alimentaires ou de mobilité).
Paiement : Le paiement intégral est généralement requis pour confirmer votre réservation (sauf indication contraire). Nous acceptons les principales cartes de crédit ainsi que les autres moyens de paiement indiqués sur notre site web. Tous les prix sont en couronnes norvégiennes (NOK) et incluent les taxes applicables.
Confirmation de réservation : Une fois votre réservation et votre paiement reçus, nous vous enverrons un e-mail de confirmation avec les détails de votre réservation et un reçu. Cette confirmation constitue un accord contraignant. Si vous ne recevez pas de confirmation dans les 24 heures suivant la réservation, veuillez nous contacter.
Bons/Billets : Votre e-mail de confirmation (ou le billet/bon fourni) doit être présenté (imprimé ou sur un appareil mobile) au départ de l’excursion. Les réservations sont personnelles et ne peuvent être vendues ni transférées à des tiers sans notre accord.

Politique d’annulation (annulations par le client)

Nous comprenons que les plans peuvent changer. Notre politique d’annulation est conçue pour être équitable :

Annulation gratuite (remboursement intégral) : Vous pouvez annuler votre excursion jusqu’à 1 semaine avant l’heure de départ prévue afin d’obtenir un remboursement intégral du prix de l’excursion. Aucun frais d’annulation ne sera appliqué dans ce cas.
Annulations tardives (aucun remboursement) : Si vous annulez dans la semaine précédant l’heure de départ, ou si vous ne vous présentez pas à l’excursion (no-show), aucun remboursement ne sera accordé. En effet, il est généralement trop tard pour que nous puissions revendre votre place.
Comment annuler : Pour annuler une réservation, vous devez nous en informer dès que possible par e-mail ou par téléphone. La date et l’heure de réception de votre demande d’annulation par nos services détermineront si elle relève de la période d’annulation gratuite. Nous confirmerons votre annulation par écrit (e-mail).
Procédure de remboursement : Si vous êtes éligible à un remboursement, nous le traiterons aussi rapidement que possible (généralement sous quelques jours ouvrés). Les remboursements seront effectués sur le moyen de paiement initial utilisé lors de la réservation. Veuillez noter que votre banque ou l’émetteur de votre carte peut mettre un délai supplémentaire pour enregistrer le remboursement.
Aucun remboursement partiel : Une fois l’excursion commencée, si vous décidez de partir plus tôt ou ne pouvez pas terminer l’excursion pour quelque raison que ce soit (de votre propre fait, par choix ou en raison de votre comportement), aucun remboursement partiel ne sera accordé.

Modifications et annulations de notre part (opérateur)

Bien que nous nous efforcions d’assurer toutes les excursions comme prévu, certaines situations peuvent nous obliger à modifier les plans ou à annuler une excursion pour des raisons de sécurité et de qualité :

Motifs possibles d’annulation : Nous nous réservons le droit d’annuler ou de reprogrammer une excursion en raison de circonstances indépendantes de notre volonté, telles que :
- Des conditions météorologiques sévères ou des événements naturels rendant le déplacement dangereux (p. ex. blizzards, fortes chutes de neige, routes verglacées, tempêtes).
- Des conditions routières dangereuses ou des fermetures de routes.
- Le non-respect du nombre minimum de participants requis pour opérer l’excursion.
- Des problèmes mécaniques du véhicule de l’excursion (bus ou minibus) ou d’autres problèmes opérationnels.
- La maladie du guide/chauffeur ou d’autres urgences liées au personnel.
- Tout cas de force majeure (y compris, sans s’y limiter, les catastrophes naturelles, grèves, épidémies ou restrictions gouvernementales de voyage).
Notification : Si nous devons annuler ou modifier de manière significative votre réservation, nous vous en informerons dès que possible en utilisant les coordonnées que vous avez fournies. Nous pourrons proposer une autre date d’excursion ou un autre itinéraire si disponible.
Vos options si nous annulons : Dans le cas où nous annulons l’excursion (ou proposons une modification significative que vous n’acceptez pas), vous aurez droit à l’une des options suivantes :
Un remboursement intégral de toutes les sommes que vous avez payées pour l’excursion concernée, ou
Une reprogrammation gratuite ou un transfert de réservation vers une autre date/excursion de valeur équivalente (sous réserve de disponibilité et de votre accord).
Aucune responsabilité supplémentaire : Si nous annulons une excursion, notre responsabilité se limite au remboursement du prix de l’excursion que vous avez payé. Nous ne sommes pas responsables des dépenses supplémentaires que vous pourriez engager en lien avec l’excursion annulée (p. ex. frais de voyage ou d’hébergement, billets d’avion, etc.) ; nous vous recommandons donc de souscrire une assurance voyage pour couvrir ce type de situation.
Modifications d’itinéraire : Pendant l’excursion, le guide peut ajuster l’itinéraire, les horaires ou les destinations en fonction de la météo ou d’autres conditions imprévues (par exemple, changer de lieu pour rechercher un ciel dégagé afin d’observer les aurores boréales, ou terminer l’excursion légèrement plus tôt ou plus tard). Ces changements, effectués dans l’intérêt de vous offrir la meilleure chance possible de voir l’aurore et d’assurer la sécurité, ne donnent pas droit à un remboursement. Nous vous remercions de votre compréhension et de votre flexibilité.
Conditions météorologiques : Veuillez noter que la météo arctique est imprévisible. Nous prendrons des décisions en tenant compte de votre sécurité et des chances d’observer les aurores boréales. Si les conditions météo sont mauvaises mais que le déplacement reste sûr, nous pouvons maintenir l’excursion dans l’espoir de trouver un ciel plus dégagé ; si l’excursion a lieu malgré une météo sous-optimale, aucun remboursement n’est accordé simplement en raison des nuages ou du froid (voir la Garantie Aurore ci-dessous pour notre politique si aucune aurore n’est observée). Si la météo rend l’excursion dangereuse, nous l’annulerons conformément à la politique ci-dessus.

Observations des aurores boréales & Garantie Aurore

Voir les aurores boréales (aurora borealis) est un phénomène naturel et ne peut pas être garanti. L’intensité et la visibilité de l’aurore dépendent de l’activité solaire et des conditions météorologiques locales, qui échappent à notre contrôle. Toutefois, nous souhaitons vous offrir les meilleures chances et la meilleure expérience possible :
Notre engagement : Nos guides sont des experts pour « chasser » les aurores boréales. Ils utilisent les dernières prévisions météo et solaires afin de trouver un ciel dégagé et de l’activité aurorale. Nous ferons un effort sincère le soir de votre excursion pour trouver les aurores, y compris en nous rendant à différents endroits si nécessaire.
Aucune aurore observée : Si, malgré tous nos efforts, aucune aurore boréale n’est observée pendant votre excursion, nous vous proposons notre Garantie Aurore : une remise de 50 % sur une future excursion aurores boréales avec nous. Cela signifie que vous pouvez revenir un autre soir à moitié prix, pour une nouvelle chance d’observer l’aurore.
Fonctionnement de la remise : Après une excursion sans observation, nous vous fournirons un code promo ou un bon d’une valeur de 50 % de réduction sur une excursion ultérieure. Vous pourrez utiliser cette remise lors de votre prochaine réservation auprès de nous. La remise est valable pour une future excursion aurores boréales par participant initial n’ayant pas vu d’aurore. (Les modalités de la période de validité du bon et de son utilisation seront expliquées dans la communication que vous recevrez.)
Aucune responsabilité supplémentaire : Si nous annulons une excursion, notre responsabilité se limite au remboursement du prix de l’excursion que vous avez payé. Nous ne sommes pas responsables des dépenses supplémentaires que vous pourriez engager en lien avec l’excursion annulée (p. ex. frais de voyage ou d’hébergement, billets d’avion, etc.) ; nous vous recommandons donc de souscrire une assurance voyage pour couvrir ce type de situation.
Conditions de la Garantie Aurore : La remise de 50 % est un geste commercial et aucun remboursement en espèces ni remboursement partiel n’est accordé pour les excursions où aucune aurore n’est observée. L’excursion est considérée comme effectuée dès lors que le guide a déployé des efforts raisonnables pour trouver l’aurore. Le bon de réduction :
- Ne peut pas être échangé contre de l’argent et n’a aucune valeur monétaire.
- Est non transférable (il est destiné au client initial, sauf exception approuvée par nos soins).
- Peut avoir une date d’expiration (généralement valable pour la même saison ou la saison d’aurores suivante – nous vous informerons de toute échéance). Veuillez planifier en conséquence afin de l’utiliser à temps.
Important : La Garantie Aurore s’applique uniquement si aucune aurore n’est observée du tout. Si quelques aurores boréales apparaissent, même si elles ne sont pas aussi lumineuses ou durables qu’espéré, l’excursion est tout de même considérée comme réussie (une observation partielle compte comme une observation). Nous n’offrons pas de remise pour des aurores « faibles » – uniquement si rien n’était visible. Nous vous remercions de votre compréhension : la nature est imprévisible.

Responsabilités des participants et code de conduite

Nous nous efforçons d’offrir une expérience sûre et agréable à tous les participants. En rejoignant nos excursions, vous acceptez de respecter les responsabilités et règles de conduite suivantes :

Suivre les instructions : Écoutez et suivez toutes les instructions données par nos guides et chauffeurs. C’est pour votre sécurité et celle du groupe. Restez avec le groupe lors des arrêts et ne vous éloignez pas seul sans en informer le guide.
Ponctualité : Présentez-vous à l’heure au point de rendez-vous ou au lieu de prise en charge indiqué dans votre confirmation de réservation. Nous demandons généralement aux participants de s’enregistrer 10 à 15 minutes avant le départ. Les excursions partent à l’heure ; si vous êtes en retard ou introuvable à l’heure de départ, l’excursion peut partir sans vous et cela sera considéré comme une non-présentation (sans remboursement).
Tenue adaptée : Les excursions aurores boréales ont lieu de nuit, dans des conditions arctiques. Vous devez vous habiller de manière appropriée pour le froid hivernal, notamment avec des couches chaudes, une veste d’hiver, un bonnet, des gants et des bottes isolantes adaptées. Nous recommandons de porter des sous-couches thermiques et d’apporter des vêtements chauds supplémentaires. Si vous vous présentez insuffisamment équipé pour un froid extrême, vous risquez l’inconfort, voire des problèmes de santé ; notre équipe peut, à sa discrétion, refuser d’emmener un participant manifestement mal préparé au froid (pour des raisons de sécurité). Bien que nous puissions fournir certains équipements, comme des trépieds pour appareils photo ou des gilets réfléchissants pour les arrêts au bord de la route, il vous incombe d’avoir une tenue adaptée.
Effets personnels : Vous êtes responsable de vos effets personnels pendant l’excursion. Veuillez garder vos objets de valeur en sécurité. Nous ne sommes pas responsables de la perte, des dommages ou du vol d’effets personnels (appareils photo, téléphones, vêtements, etc.) pendant l’excursion. Il est conseillé de disposer d’une assurance voyage couvrant la perte de biens personnels.
Pas d’alcool ni de drogues : Pour la sécurité et le confort de tous les participants, la consommation d’alcool ou de drogues illégales n’est pas autorisée pendant nos excursions. Vous ne pouvez pas monter à bord du véhicule si vous êtes visiblement en état d’ivresse ou sous l’influence de drogues. Nous nous réservons le droit de refuser le service ou d’exclure de l’excursion (à tout moment) toute personne en état d’ivresse, consommant des drogues, ou dont le comportement est perturbateur, abusif ou présente un risque pour la sécurité. Dans ce cas, aucun remboursement ne sera accordé et tous les frais engagés du fait de l’exclusion (p. ex. transport de retour en ville) seront à la charge du participant.
Respect et comportement : Veuillez faire preuve de respect envers les autres participants, notre personnel et l’environnement. Le harcèlement, la violence ou toute forme de discrimination ne seront pas tolérés. Profitez de la nature sans jeter de déchets ni causer de dommages. Par exemple, si nous nous arrêtons dans une zone sauvage ou au bord d’un fjord, ne laissez pas de détritus et ne dérangez pas la faune.
Santé et condition physique : En rejoignant l’excursion, vous confirmez que vous (et tout mineur dont vous avez la charge) êtes en suffisamment bonne santé pour participer. Notre chasse aux aurores boréales n’est pas physiquement éprouvante (elle consiste principalement en des trajets en véhicule et de courtes marches), mais vous pouvez être exposé au froid et vous pourriez devoir marcher sur des surfaces enneigées ou verglacées. Si vous avez des problèmes médicaux, des limitations de mobilité ou si vous êtes enceinte, veuillez consulter votre médecin en cas de doute quant à votre participation, et informez-nous à l’avance afin que nous puissions vous accueillir au mieux.
Mineurs : Les enfants de moins de 18 ans sont les bienvenus sur nos excursions uniquement s’ils sont accompagnés d’un parent ou d’un tuteur légal. L’adulte accompagnateur est entièrement responsable de la sécurité et du comportement du mineur pendant toute l’excursion. Veuillez vous assurer que les enfants sont également bien habillés et qu’ils suivent les instructions du guide.
Dommages et propreté : Vous serez tenu responsable de tout dommage causé intentionnellement ou par négligence à notre véhicule ou à notre équipement. Par exemple, si un participant provoque un désordre excessif ou casse quelque chose en raison d’un comportement imprudent, nous pouvons lui facturer les frais de nettoyage ou de réparation. Veuillez traiter nos biens et nos véhicules avec soin afin que nous puissions tous profiter d’un trajet propre et sûr.

Acceptation des risques

En participant à nos excursions aurores boréales, vous reconnaissez et acceptez qu’il existe des risques et des incertitudes inhérents aux activités de plein air et de voyage. Ceux-ci incluent (sans s’y limiter) la possibilité de blessures corporelles, de dommages matériels, de retards et de désagréments liés à la météo, à l’état des routes, aux rencontres avec la faune et à d’autres facteurs naturels ou d’origine humaine. En particulier :

Vous comprenez que l’hiver dans le nord de la Norvège peut être extrême, avec des températures très basses, de la neige et de la glace. Il existe un risque de glisser sur la glace ou la neige, de souffrir d’affections liées au froid (engelures, hypothermie) ou d’autres dangers environnementaux.
Vous acceptez que les déplacements en minibus ou en bus comportent des risques tels que des accidents de la route ou des pannes de véhicule. Nous entretenons nos véhicules et employons des chauffeurs expérimentés afin de minimiser ces risques, mais ils ne peuvent pas être totalement éliminés.
Vous acceptez que votre participation à l’excursion est volontaire et se fait à vos propres risques. Vous assumez la responsabilité personnelle de vous préparer adéquatement (p. ex. vous habiller de manière appropriée et suivre les consignes de sécurité) et d’agir avec prudence et responsabilité pendant le voyage.

Bien que nous prenions toutes les précautions pour assurer la sécurité et le confort, en réservant, vous acceptez d’assumer les risques du voyage. Nous vous recommandons vivement de disposer d’une assurance voyage personnelle couvrant les annulations, les frais médicaux, les blessures corporelles et la perte de biens, car notre responsabilité est limitée (voir ci-dessous). Si vous avez des préoccupations ou des questions de sécurité avant ou pendant l’excursion, veuillez nous en informer, nous ou nos guides, immédiatement.

Limitation de responsabilité

Notre devoir de diligence : Nous nous engageons à fournir les services de l’excursion avec une compétence et un soin raisonnables. Toutefois, notre responsabilité à votre égard est limitée et nous souhaitons indiquer clairement ce dont nous sommes et ne sommes pas responsables.
Aucune responsabilité pour les événements incontrôlables : Nous ne sommes pas responsables de toute perte, dommage ou blessure résultant de circonstances indépendantes de notre volonté ou qui n’auraient pas pu être raisonnablement prévues ou évitées. Cela inclut, par exemple, les actes de tiers, les cas de force majeure (voir ci-dessous) et les risques inhérents aux activités (tels que décrits dans la section « Acceptation des risques » ci-dessus).
Force majeure : La force majeure désigne des événements échappant à notre contrôle raisonnable et nous empêchant de remplir nos obligations. Cela inclut les catastrophes naturelles (p. ex. fortes tempêtes, avalanches), les conditions météorologiques extrêmes, les incendies, les inondations, la guerre, le terrorisme, les troubles civils, les épidémies/pandémies, les décisions gouvernementales ou tout autre événement ou circonstance extraordinaire. Dans de tels cas, nous tenterons de reprogrammer ou d’annuler avec remboursement comme décrit, mais nous ne serons pas responsables d’une compensation supplémentaire pour l’impact de ces événements sur votre excursion (au-delà du remboursement du prix de l’excursion, le cas échéant).
Pertes indirectes ou consécutives : Nous ne sommes pas responsables des pertes indirectes ou des dommages consécutifs. Par exemple, nous ne sommes pas responsables des vols manqués, des opportunités perdues ou de tout coût engagé en raison de retards ou d’annulations d’excursions (au-delà du prix de l’excursion lui-même). Nous vous conseillons de prévoir une certaine marge dans vos plans de voyage (p. ex. ne pas programmer de vols importants immédiatement après une excursion) et de souscrire une assurance voyage pour couvrir les perturbations imprévues.
Blessures corporelles et dommages matériels : Nous ne sommes pas responsables de toute blessure corporelle, maladie ou décès, ni de toute perte ou dommage aux biens personnels, sauf s’il est prouvé qu’ils ont été causés par notre négligence ou une faute intentionnelle. Nous disposons de l’assurance responsabilité requise par la loi norvégienne, mais toute indemnisation pour négligence avérée sera limitée dans la mesure permise par la loi. Nous n’assumons aucune responsabilité financière pour les blessures ou pertes survenant du fait de vos propres actes, ou en raison de risques inhérents au voyage d’aventure qui ne sont pas causés par un manque de diligence de notre part.
Responsabilité maximale : Dans la mesure maximale autorisée par la loi applicable, toute responsabilité de notre part au titre de toute réclamation découlant de votre réservation ou de votre participation à l’excursion (qu’elle soit contractuelle, délictuelle ou autre) ne dépassera pas le montant que vous avez payé pour l’excursion concernée. Cette limitation ne s’applique pas en cas de négligence grave ou de faute intentionnelle de notre part, ni à toute responsabilité qui ne peut être exclue ou limitée par la loi.
Services de tiers : Dans certains cas, nous pouvons faire appel à des prestataires tiers de confiance (par exemple, une société de transport pour des véhicules supplémentaires, ou une entreprise partenaire si nous sommes complets). Si une partie du service est fournie par un tiers, nous veillerons à sélectionner des partenaires de qualité, mais nous ne sommes pas responsables des actes ou omissions de ces prestataires tiers. Ils peuvent avoir leurs propres conditions et limites de responsabilité. Toutefois, nous ferons de notre mieux pour vous aider à résoudre tout problème lié à des services de tiers.

En acceptant ces conditions, vous reconnaissez comprendre pleinement les limitations de responsabilité énoncées ci-dessus.

Confidentialité et protection des données

Votre vie privée est importante pour nous. Nous collectons des informations personnelles lors de la réservation (telles que votre nom et vos coordonnées) et éventuellement pendant l’excursion (photos ou retours) afin de fournir nos services. Nous traitons toutes les données personnelles conformément à notre Politique de confidentialité et aux lois applicables en matière de protection des données (y compris le Règlement général sur la protection des données de l’UE – RGPD). En résumé, toutes les données personnelles que nous collectons seront utilisées uniquement à des fins commerciales légitimes – par exemple, pour gérer votre réservation, communiquer avec vous au sujet des détails de l’excursion et respecter les obligations légales. Nous ne vendons pas vos informations personnelles à des tiers. Pour tous les détails sur la manière dont nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos données, ainsi que sur vos droits concernant vos informations personnelles, veuillez consulter notre Politique de confidentialité (lien disponible sur notre site web). En réservant auprès de nous, vous reconnaissez avoir lu et accepté notre Politique de confidentialité.

Modifications des présentes conditions

Nous nous réservons le droit de mettre à jour ou de modifier les présentes Conditions générales à tout moment. Les changements seront généralement effectués pour refléter des mises à jour de nos politiques, de nos services ou des exigences légales. Chaque fois que nous mettons à jour les conditions, nous publierons la nouvelle version sur notre site web avec une nouvelle date de « Dernière mise à jour ». Il vous incombe de consulter périodiquement les Conditions générales. Le fait de continuer à utiliser nos services ou de conserver une réservation future après des modifications vaut acceptation des conditions révisées. Si nous apportons des changements importants affectant vos droits ou obligations, nous nous efforcerons de vous en informer (par exemple, par e-mail ou via un avis sur notre site).

Droit applicable et règlement des litiges

Les présentes Conditions générales ainsi que tout litige ou toute réclamation découlant de votre réservation ou de votre excursion avec nous sont régis par le droit norvégien. En réservant auprès de nous, vous acceptez que tout litige que nous ne pouvons pas résoudre à l’amiable soit soumis à la juridiction des tribunaux norvégiens. Si vous avez des préoccupations ou des problèmes, nous vous encourageons à nous contacter d’abord afin de rechercher une solution. Nous accordons de l’importance à nos clients et ferons de notre mieux pour traiter tout problème de bonne foi.

Coordonnées

Si vous avez des questions concernant ces Conditions générales ou si vous devez nous joindre pour quelque raison que ce soit, veuillez nous contacter :

Société : [Northern Lights Safari Tours]*
E-mail : info@ourauroratours.com (exemple)
Téléphone : +47 xxxx xxxx (exemple de numéro norvégien)
Adresse : Tromsø, Norvège (l’adresse complète serait indiquée ici)

Nous sommes là pour vous aider et veiller à ce que vous viviez une expérience des aurores boréales exceptionnelle.